FINALITÉ DU POSTE
- Assister le Directeur Général et le Président dans la gestion administrative (agendas, courriers, appels),
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’entreprise,
- Administrer la politique déplacements professionnels.
MISSIONS PRINCIPALES
- Prendre en charge tous les besoins administratifs de la DG et de la présidence,
- Gérer l’agenda, et organiser les déplacements des membres de la Présidence, de la Direction Générale,
- Filtrer les appels téléphoniques,
- Organiser les réunions de Gouvernance,
- Rédiger, transmettre et archiver les comptes rendus de toutes les réunions de gouvernance, et tous types de courriers et documents,
- Coordonner les échanges avec les cabinets d’avocats sur les dossiers juridique en cours,
- Assurer la préparation et la révision de divers documents juridiques en lien avec les cabinets d’avocats,
- Co-construire les événements (séminaires, réunions hors les murs) et en particulier en prendre en charge la logistique (déplacements, hôtellerie, restauration, outils et matériel),
- Coordonner et faciliter la circulation de l’information des services en interne, répondre à leurs demandes et ordonner les priorités des demandes,
- Gérer le compte voyages et déplacements.
Autres missions :
- S’assurer du respect et de la cohérence de la politique voyages et déplacements, proposer et déployer des axes d’amélioration,
- Piloter le budget voyages du groupe : assurer un suivi et un reporting des prestations des déplacements professionnels (procédures, analyses…) et gérer le contrat agences de voyages,
- Être force de proposition sur toutes les innovations digitales en matière administrative : s’informer des nouveaux outils, mettre en place une veille, sélectionner et proposer la mise en place de nouveaux outils.
COMPÉTENCES ATTENDUES
SAVOIRS
Excellente capacité rédactionnelle en français – maitrise parfaite de l’environnement bureautique – bon niveau d’anglais des affaires (lu, écrit, parlé) – bonne culture générale – maîtrise des compétences liées à la gestion du secteur « voyage d’affaires » (Expérience de Travel Manager)
SAVOIR-FAIRE
Savoir rédiger un compte-rendu – savoir réaliser une présentation – connaissances ERP – bonne maitrise des réseaux sociaux et des évolutions des outils bureautiques.
SAVOIR-ETRE
Sens de la confidentialité – esprit de synthèse – sens de l’organisation – gestion des priorités -rigueur – capacité d’adaptation – excellente réactivité – excellente résistance au stress – dimension relationnelle d’ouverture et d’amabilité – agilité dans le cadre de la conduite du changement.
FORMATION INITIALE
Bac+4/5 en assistanat de DG – assistanat de gestion.
EXPÉRIENCE
Au moins 10 ans dans un poste similaire, de préférence en ETI industrielle et familiale avec sites distants.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
Directeur Général.
CLASSIFICATION
Cadre.